如何正確選擇展覽會(huì)備忘錄

[中國童裝網(wǎng)] 國際性商業(yè)展覽是代理商接觸進(jìn)口產(chǎn)品最直接的途徑,當(dāng)然也是參展廠商錄求代理商,并與潛在客戶商談的絕佳商機(jī).然而參展,尤其是參加國際大展,并非易事,從展前準(zhǔn)備、展覽期間的應(yīng)對(duì)至展后的后續(xù)連擊,都與參展的效果息息相關(guān).

    美國展覽者雜志指出,參加國際展最好能在一年前即開始準(zhǔn)備,并將整年計(jì)劃劃分為四個(gè)階段,依序完成,方能達(dá)至預(yù)期的理想目標(biāo).

    奧蘭多及邁阿密展覽中心均享有頗高的國際聲譽(yù),前者因場(chǎng)地規(guī)模大及周邊設(shè)備完整,吸引了眾多國際商展前往該處舉行;邁阿密則因被視為進(jìn)入拉丁美洲市場(chǎng)的門戶,故以相當(dāng)多來自拉丁美洲的賣主.

    以下為多家專業(yè)展覽后勤服務(wù)公司的專業(yè)經(jīng)驗(yàn),提供廠商參考.

    一、計(jì)劃時(shí)間表

    (一)12個(gè)月前

    1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面,綜合專家意見,選定全年展覽計(jì)劃;

    2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料;

    3、選定場(chǎng)地;(一般而言,首次參加國際大展,較難取得最佳位置);

    4、了解付款形式,考慮匯率波動(dòng),決定財(cái)務(wù)計(jì)劃;

    (二)9個(gè)月前

    1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu);

    2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn);

    3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品;

    4、與國外潛在客戶及目前顧客聯(lián)絡(luò);

    5、制作展覽宣傳冊(cè);

    (三)6個(gè)月前

    1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng);

    2、確定旅行計(jì)劃;

    3、支付展覽場(chǎng)地及其他服務(wù)所須預(yù)先付款;

    4、復(fù)查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準(zhǔn)備必要和翻譯;

    5、安排展覽期間翻譯員;

    6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷;

    (四)3個(gè)月前

    1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng);

    2、最后確定參展樣品,并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品,帖上公司標(biāo)簽,贈(zèng)送索取樣品的客商;

    3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定;

    4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序;

    5、訓(xùn)練參展員工;

    6、排定展覽期間的約談;

    7、安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì);

    8、購買外匯;

    (五)四天前

    1、將運(yùn)貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包;

    2、搭乘飛機(jī)至目的地;

    (六)三天前

    1、抵達(dá),飯店登記;

    2、視查展覽廳及場(chǎng)地;

    3、咨詢運(yùn)輸商,確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá);

    4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)䦂?chǎng);

    5、連絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商,確定一般準(zhǔn)備就緒;

    6、與展覽組織代表連絡(luò),告知通訊方法;

    7、訪問當(dāng)?shù)仡櫩?

    (七)兩天前

    1、確定所有物品運(yùn)送完成;

    2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能;

    3、布置展位;

    4、將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定;

    (八)一天前

    1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最的檢查;

    2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心;

    3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡報(bào);

    (九)展覽期間

    1、盡早到會(huì)場(chǎng);

    2、於展覽第一天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的記者通訊廳;

    3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地;

    4、詳細(xì)記錄每一個(gè)到訪客戶的情況及要求,不要憑事后記憶;

    5、對(duì)于沒有把握的產(chǎn)品需求,不要當(dāng)場(chǎng)允諾,及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù),一旦應(yīng)承,必須按質(zhì)按期完成,以取得客戶合作信心;

    6、每日與員工進(jìn)行簡報(bào);

    7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司,以便即時(shí)處理及回應(yīng);

    (十)展覽結(jié)束

    1、監(jiān)督攤位拆除