展會(huì)期間的組織協(xié)調(diào)工作

[中國(guó)童裝網(wǎng)] 一、展覽會(huì)布展期的工作安排 
    1、設(shè)立場(chǎng)地前臺(tái)接待 
    ⑴負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記
    ⑵根據(jù)參展報(bào)名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場(chǎng)地確認(rèn)
    ⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會(huì)期間的參會(huì)指南 
    ⑷進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢活動(dòng)，介紹展場(chǎng)的大體安排情況 
    2、酒店接待處  
    ⑴設(shè)立前臺(tái)接待處 
    ⑵進(jìn)行參展展商住宿登記 
    ⑶住宿表要求 :a.企業(yè)名稱 b.房間號(hào)碼 c.酒店聯(lián)系電話 d.房主姓名  
    ⒊場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作 
    ⑴負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工
    ⑵對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作中注意防火、防電、防盜等工作  
    ⑶為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)  
    ⑷根據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會(huì)場(chǎng)場(chǎng)外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設(shè)立的）  
    ⒋交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作  
    ⑴企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸  
    ⑵搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)  
    二、展覽會(huì)的開(kāi)幕式組織工作  
    在開(kāi)幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者的參觀，如何做好開(kāi)幕式也是項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)體現(xiàn)。  
    1、確定邀請(qǐng)參加展覽會(huì)開(kāi)幕式貴賓名單 
    2、確定邀請(qǐng)參展企業(yè)的記者名錄  
    3、開(kāi)幕式的場(chǎng)地搭建要求  
    ⑴挑選突出的位置；一般設(shè)為展廳大門(mén)正前方  
    ⑵要求布展的莊重大方  
    ⑶要求放音設(shè)備到位  
    ⑷相關(guān)的禮儀及場(chǎng)地氛圍設(shè)計(jì)要求  
    ⒋開(kāi)幕式主持人講話內(nèi)容的審定，及參加嘉賓講話內(nèi)容的審定要求：簡(jiǎn)單明了，突出主題，在最短的時(shí)間內(nèi)表達(dá)中心 
    ⒌開(kāi)幕式時(shí)間建議為10-15分鐘 
    ⒍開(kāi)幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會(huì)后的安排工作  
    三、展覽會(huì)召開(kāi)期間的組織工作  
    展覽會(huì)召開(kāi)期間的所有工作進(jìn)入最后結(jié)束的倒計(jì)時(shí)工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在于幾閏的展覽會(huì)效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說(shuō)明展會(huì)的成功。  
    要求：  
    ⒈做好大會(huì)的參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)。
    ⒉發(fā)放大會(huì)的展覽會(huì)刊（每天定時(shí)發(fā)放，要根據(jù)參觀對(duì)象的身份發(fā)放）
    ⒊協(xié)調(diào)展會(huì)期限研討會(huì)會(huì)議組織安排工作，做好研討會(huì)與展覽會(huì)有機(jī)結(jié)合 
    ⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)  
    ⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室）  
    ⑵為企業(yè)提供簽訂合同場(chǎng)所  
    ⑶及時(shí)將參觀者的信息反饋給企業(yè)  
    ⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求  
    ⒌統(tǒng)計(jì)大會(huì)的成交額做好記錄  
    ⒍積極聽(tīng)取參會(huì)代表對(duì)大會(huì)的意見(jiàn)和建議  
    ⒎根據(jù)參會(huì)信息，再次邀請(qǐng)參會(huì)企業(yè)參加第二年的展會(huì)  
    四、撤展  
    展會(huì)的撤展工作一般為大會(huì)的最后一天下午提前一個(gè)小時(shí)，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)登記情況工作和出訪工作。 
派送撤館通知要求：  
    1、保持館內(nèi)秩序  
    2、要求每個(gè)參展商清理自己的展品，并保管好  
    3、按照先后有序的組織出館工作  
    4、進(jìn)行最后的清理工作  
    五、會(huì)后總結(jié)  
    展覽會(huì)的會(huì)后總結(jié)，是以后展覽會(huì)的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項(xiàng)目經(jīng)理在結(jié)束整個(gè)展會(huì)后，要求對(duì)整個(gè)展覽會(huì)工作及整體情況進(jìn)行一個(gè)整體分析，以便今后工作的合理開(kāi)展。